Goed contentmanagement draagt bij aan een betere vindbaarheid van jouw producten of diensten en helpt om jouw boodschap professioneel te etaleren. Maar wat is contentmanagement en wat wordt er eigenlijk gemanaged?
Wel alles wat op jouw website staat is content. En denk daarbij niet alleen aan de teksten, maar ook de foto's, video's, knoppen, je logo, de navigatie en formulieren etc. op je site zijn content. Haal alles weg en je heb een lege site, geen inhoud, geen content.
Hoe zorg je ervoor dat je content er professioneel en aantrekkelijk uitziet en wel zo dat het je bezoekers aanzet om de inhoud die jij biedt te lezen, te beluisteren of te bekijken met natuurlijk als doel ze te verleiden tot een aankoop, download of invullen van een contactformulier?
Werk vanuit de behoefte van de klant
Als je content creëert werk dan altijd vanuit de behoefte van de klant. Het is zo verleidelijk om te vertellen wat jij allemaal te bieden hebt, wat jouw producten allemaal bieden en dat jouw aanbiedingen het neusje van de zalm zijn. Maar om je bezoekers om te zetten naar potentiële klanten moet je tegemoet komen aan hun behoefte, ze zijn op het internet iets gaan zoeken, want ze zijn op zoek naar iets, er is een vraag, een behoefte. En die vraag willen ze beantwoord zien.
Meerwaarde
Menige bezoeker is voor aankoop van een product helemaal niet geïnteresseerd in het feit dat het product geweldig is en dat ze dat bij jou moeten aanschaffen. Maar ze willen weten wat ze er echt mee kunnen maken of doen. Hoe het werkt en of het product makkelijk in het gebruik is. Kan iedereen er mee werken, is het makkelijk te onderhouden? Zijn er onderdelen beschikbaar? Als jij antwoord geeft op deze vragen, bijvoorbeeld met een duidelijke instructiefilm of een handleiding met duidelijke afbeeldingen, die gewoon via je site te lezen of te bekijken zijn geef je net dat beetje extra service. Of richt een FAQ sectie op je site in waar iedereen antwoorden op veel gevraagde vragen kan vinden en biedt een optie om nog extra vragen te stellen. Op deze wijze geef je meerwaarde en vergroot je de kans dat bezoekers na een oriënterende fase terugkomen bij jou omdat jij net dat beetje meer informatie en service biedt.
Content moet onderhouden worden 
Stel, je hebt een tuin, je bent enthousiast begonnen met inrichten, de bollen zijn gepoot, perkplantjes en struiken geplant en gras gezaaid. Je geeft netjes water, je zorgt ervoor dat je planten gevoed worden. De zon schijnt regelmatig en op gezette tijden regent het. Perfect! Je tuin doet het goed! De planten groeien, de bollen bloeien en je struikjes beginnen vruchten te dragen en jouw gras is groener dan dat van je buren. Je bent helemaal gelukkig met het resultaat.
Maar gras moet gemaaid, struiken gesnoeid en de vruchten moeten geoogst en verwerkt worden. Met andere woorden je moet aan de slag met de inhoud van je tuin. Je bent content aan het managen. Een website is hier heel goed mee te vergelijken. Actiepagina' 's die verlopen zijn moeten verwijderd worden (gemaaid). Aanmelders voor je nieuwsbrief moeten regelmatig een berichtje van je ontvangen (verwerken van de oogst). Nieuwe content moet geplaatst worden (zaaien en planten). En net zoals dit bij een tuin een steeds terugkerend proces is, is dat bij een website niet anders. Een website is, net als een tuin, nooit af.
Ga je de content van je site migreren naar een nieuwe site? Dan is dat ook een uitgelezen moment om al de content op je site eens goed onder de loep te nemen. Verwijderd oude berichten en kijk kritisch naar je beeldmateriaal. Lees meer over contentmigratie.
Hulpmiddelen voor contentmanagement
Veel onderhoud en acties kun je plannen, gebruik hiervoor een contentkalender. Hier plaats je niet alleen de acties op die je van plan bent te gaan uitvoeren in een bepaalde periode maar ook alle kleine zaken zoals het verwijderen van een datum, plaatje of versturen van een nieuwsbrief. Contentkalenders zijn er in verschillende soorten en vormen. Je kunt hier bijvoorbeeld een exceldocument voor inrichten, maar ook je e-mail agenda is een optie ook zijn er apps te downloaden. Mijn favorieten zijn de contentkalender van en Trello, beide zijn digitaal en bieden veel mogelijkheden.
Alleen of samen aan de slag?
Werk je voor een organisatie met een communicatieafdeling dan ga je meestal samen aan de slag met het beheren en inplannen van de content voor de website (en andere kanalen). Dan is een contentkalender helemaal essentieel, je kunt elkaar makkelijk vervangen en aanvullen en zo kom je gezamenlijk tot een goed resultaat: een website die goed in elkaar zit en constant geoptimaliseerd wordt.
Creëer een draagvlak
Ook de input van andere afdelingen en collega's is heel belangrijk. Draag in je organisatie uit dat de website van jullie allemaal is en dat input en ideeën gewaardeerd worden. Wat heel goed werkt is een mailadres/mailbox (bijv. webredactie@jouwbedrijf) in te (laten) richten waar opmerkingen en suggesties naar toegestuurd kunnen worden en wijs op de (communicatie)afdeling mensen aan die deze mailbox beheren. En, heel belangrijk, neem alle voorstellen serieus en reageer snel op de mailtjes. Ook als je er niets mee gaat doen, onderbouw je reacties en zorg zo voor een draagvlak voor de website binnen de organisatie.
Zoekplaatje
Ik kom nog even terug om mijn voorbeeld van een tuin. In een tuin, hoe groot of klein dan ook wil je wel bij je plantjes en struikjes kunnen komen, je legt een paadje aan of maakt een tegelpad zodat je makkelijk overal bij kunt komen, anders loop je de kans dat je wegzakt in de modder. Een website is niet anders, zorg voor een goede navigatie op een herkenbare plek, zorg ervoor dat je contactgegevens up-to-date zijn en in 1 klik te bereiken. Een goede zoekoptie, met zoekwoordensuggestie, helpt je bezoekers om snel dat te vinden waar ze naar op zoek zijn.
Meten
Natuurlijk wil je weten of al je harde werk vruchten afdraagt. Worden jouw berichten gevonden en gelezen, klikken je bezoekers op de diverse knoppen en call to actions? Hoe vaak worden je formulieren ingevuld en verstuurd? Bedenk daarom van te voren wat je wilt bereiken en meet deze doelstellingen, analyseer het gedrag van je bezoekers (hoeveel pagina's worden er bezocht, hoelang duurt het gemiddelde websitebezoek, welk apparaat gebruikt je bezoeker). Gebruik deze informatie weer voor verder contentmanagement en optimalisatie van je site.