Contentmigratie

Verhuisdozen met op de achtergrond computerschermen

Een contentmigratie is het verhuizen van de inhoud van je huidige website naar een nieuwe website. En net als bij een verhuizing moeten er plannen gemaakt worden hoe je zo'n project gaat aanpakken. Wie gaat er labelen, wie pakt de dozen in, wie bepaalt wat er weggegooid moet worden en wie bepaald welke nieuwe dingen gekocht gaan worden?

Over contentmigratie is al veel geschreven. Dat komt omdat iedere contentmigratie anders is. Want net als bij een echte verhuizing pakt iedereen het net iets anders aan. De een huurt een verhuisbedrijf in en de ander doet alles zelf. Maar ook als je een bedrijf inhuurt zijn er weer veel keuzes, geef je alles uit handen? Of doe je een gedeelte zelf? Bij een contentmigratie is dat niet anders.

Een aantal stappen die bij een contentmigratie aan de orde komen:

De aanleiding:

Inventariseren

Creëer draagvlak

Een website moet een breed draagvlak hebben binnen een organisatie. Betrek daarom niet alleen de contentspecialisten bij het project, maar de gehele organisatie. Enthousiasmeer je collega's, maak melding van de plannen in het bedrijfsblad, het intranet of op het prikbord bij de koffieautomaat. Maak je collega's nieuwsgierig, vraag hun hulp, schrijf een prijsvraag uit, etc. Betrek in ieder geval, en dat is echt heel belangrijk, de contenteigenaren bij de contentmigratie. En daarmee bedoel ik de collega's die misschien nooit in het CMS werken maar wel verantwoordelijk zijn voor de content omdat het hun speciale vakgebied betreft. Ga met ze om tafel zitten, je zult merken dat daar wensen en soms ook frustraties zitten.

Planning van de contentmigratie

En dan aan de slag

Bureau met stoel plus PC met scherm van een website met info over contentmigratie

Een prima manier om de structuur van de nieuwe site op te zetten is in een exceldocument. Nadeel kan zijn dat als er met meerdere mensen tegelijk in gewerkt wordt dat men elkaar in de weg kan gaan zitten. In de nieuwere versies van excel is samenwerken in de cloud wel mogelijk. Of, waar ik zelf goede ervaringen mee heb, is samenwerken via een sheet in Google Drive. Leg alle pagina's van de site in dit document volgens de nieuwe structuur vast. Werk met kleuren en geef duidelijk aan wie welke content gaat migreren. Onderstaand een aantal items waarvan je zeker wilt weten dat ze goed verwerkt worden.

Tijdens het contentmigratieproces

De deadline nadert

Het is altijd zo dat er op een gegeven moment een aantal zaken open blijven staan. Als je de deadline ziet naderen verzamel dan deze openstaande items op een nieuwe sheet en beoordeel ieder item en prioriteer ze. Alles wat geen top prio is en niet van essentieel belang is voor de uitstraling en/of inhoud van de website, kan wachten. Zet deze items in je agenda om op te pakken direct na live-gang. Er zullen dan nog een paar items overblijven die wel van hoge prioriteit zijn maar daar kun je dan ook je volledige aandacht aan geven zonder dat je afgeleid wordt door min of meer "bijzaken".

Focus en evalueer

Afbeelding met tekst Stay Focused and Never Give Up.

Tijdens een contentmigratie proces zullen er altijd zaken misgaan laat je hier niet door ontmoedigen. Kijk of het op te lossen is, overleg met contenteigenaren, ontwikkelaars en eindverantwoordelijken. Maar probeer te denken in oplossingen en blijf niet in problemen hangen. Denk bijvoorbeeld in procenten, als de rest voor 95% tip top loopt, dan laat je je toch niet van de wijs brengen door die andere 5%?

En, ondanks dat je bij de start van het project met veel mensen rond de tafel bent gaan zitten, er sessies geweest zijn over wensen inventarisatie en de muren volgeplakt waren met gele post-it's. Is de kans groot dat je geconfronteerd wordt met, helaas een bekend fenomeen, dat dat er tijdens of achteraf allerlei wensen naar voren komen die niet in het contentmigratie inventarisatie proces opgenomen zijn. Ga ook hier positief mee om: een website is nooit af, je hebt gekozen voor een systeem wat in de toekomst uit te breiden is met nieuwe functionaliteiten en er zullen nieuwe releases komen.

Zorg ervoor dat deze "nagekomen berichten" meegenomen worden in de eindevaluatie. Ja, want je gaat samen met je team evalueren en zeker in de eerste twee weken na live-gang van de site de zaken heel goed monitoren. Vraag ook zeker de overige collega's binnen de organisatie om hun input, als je al werkt met een webredactie mailbox (zie contentmanagement) laat ze daar dan hun reacties naar toe sturen en koppel naar hen terug en onderbouw je reacties. Zo blijf je draagvlak creëren.